Verlofregels bij opbouw, overnemen, wettelijk, bovenwettelijk en ziekte

De opbouw en het opnemen van vakantieverlof is wettelijk vastgelegd. Een medewerker in loondienst heeft jaarlijks recht op 4 maal het aantal contracturen op weekbasis, dit is wettelijk verlof. Een contract van 40 uur geeft daarmee recht op 160 uur wettelijk verlof. Besluit je als werkgever meer verlofuren te geven, dan is dit zogenaamd bovenwettelijk verlof. Verlofuren uit het wettelijke en het bovenwettelijke potje kennen verschillende overnameregels; uren overgenomen naar het nieuwe jaar uit het wettelijke potje vervallen na 6 maanden en uren overgenomen naar het nieuwe jaar uit het bovenwettelijke potje vervallen na 5 jaar. Dit kan het voeren van een goede verlofadministratie complex maken.

Waarom een verlofadministratie voeren?

  • Op jaarbasis heeft verlof de waarde van een flink bedrag. 
  • Niet geregistreerde verlofdagen (wel afwezig, geen vermindering van saldo) kunnen voor kosten zorgen.
  • Te lage bezetting door dubbele vakantieboekingen kan omzet kosten.
  • Verlof is belangrijk voor medewerkers, zorg dat het professioneel geregeld is.
  • Om discussies over vakantieuren en tegoeden te voorkomen is het van belang om de verlofadministratie inzichtelijk te maken.

Hoe verloopt het aanvraagproces bij het opnemen van vakantiedagen?

  • De werknemer vraagt zijn vakantiedagen bij zijn direct leidinggevende aan.
  • De werknemer heeft recht om binnen 2 weken een antwoord te ontvangen.
  • In principe moet je als werkgever instemmen met de vakantiewens van de werknemer. Het kan natuurlijk voorkomen dat een aantal werknemers in dezelfde periode tegelijkertijd op vakantie wil. Zorg dus voor een goede vakantieplanning en maak deze inzichtelijk voor alle medewerkers.

Waar moet je op letten als je een verlofaanvraag goedkeurt of afkeurt?

  • Uiteraard of de medewerker nog genoeg verlofuren beschikbaar heeft. Een goed saldibeheer is dus belangrijk.
  • Je kan een verzoek alleen weigeren als je daarvoor een goede reden hebt. Bijvoorbeeld als de vakantie leidt tot grote (bezettings)problemen binnen het bedrijf, bied altijd wel een alternatief aan.
  • Als de vakantie is goedgekeurd kan je hem alleen nog intrekken door onvoorziene omstandigheden. Je mag dan in overleg met de werknemer zijn vakantie wijzigen. Als de werknemer hierdoor schade lijdt, bijvoorbeeld omdat hij al een vakantie had geboekt, moet je deze vergoeden.

Ziekte en vakantie

Zieke medewerkers bouwen gedurende de periode dat ze ziek zijn verlof op alsof ze zouden werken. Voor zieke medewerkers geden dezelfde opname- en overnameregels als voor niet-zieke medewerkers. Zieke werknemers moeten dus in principe binnen 1,5 jaar alle wettelijke vakantiedagen hebben opgenomen, anders vervallen deze automatisch. De werknemer neemt bij de opname van verlof ‘vrij’ van zijn re-integratieverplichtingen.

Eenvoudig verlof beheren?